プライバシーポリシー

株式会社ゆうゆうギフトは、カタログギフト商品販売事業を実施する上で、お客様の個人情報がプライバシーを構成する重要な情報であることを深く認識し、業務において個人情報の取扱いについては、個人情報に関する法令及び個人情報保護のための社内規程を定め、また、組織体制を整備し、個人情報の適切な保護に努めることにより、お客様を尊重し、当社に対する期待と信頼に応えていきます。

「個人情報保護方針」

株式会社ゆうゆうギフトは、郵便局を通じての物販ビジネスを展開する事業体として、個人情報保護の重要性を認識し、一層高信性の高い事業体であることを目指し、個人情報保護に関する法律の趣旨を尊重しつつ、法令の遵守を基づく厳格な自主基準を設けて運用します。また、常に業務の改善に努め、より良い商品やサービスを提供することを目的とし、お客様からご提供いただいた個人情報を以下に掲げる方針に基づき適切に取り扱い、正しく利用することを宣言します。

個人情報の収集にあたっては、利用目的を明確に定め、その目的達成のために必要な範囲で適法かつ公正な手段により行います。
取得した個人情報は、チラシ・カタログにおいて明示した利用目的の範囲で使用するとともに、その目的以外には原則として利用目的を超えて使用いたしません。
個人情報への不正アクセス、破壊、改ざん、紛失及び漏えいなどのリスクに対し、組織的、人的、物理的、技術的な安全管理措置を講ずることで、漏えい、滅失、又はき損を防止し、個人情報の安全管理の維持・向上に努めるとともに、必要に応じての是正措置を講じます。
ウェブサイトの更新と改良を目的として、ウェブサイトへのアクセス情報を分析するために、アクセスされた日時、頁、ドメイン等を記録しますが、この情報は統計的な分析であり、個人を特定するものではありません。
お客様から個人情報の開示や訂正等のお申し出を受けた場合は、要請のあった個人情報の確認および、必要に応じた、再委託先への連絡などを通じて速やかに対応いたします。また、ご本人であることを確認のうえ、合理的な範囲で対応いたします。
個人情報についての苦情及び相談には、速やかに対応します。個人情報の取扱いに関する社内規定を整備し、役員及び従業員に対する教育を実施し、継続的な改善を行います。
保有個人データについては、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
当社では、「クッキー」と呼ばれる技術を使用しています。「クッキー」はお客様により便利に、より効率的なアクセスをしていただくためのものであり、システムが自動的に使用します。
以上の方針を実現するために、日本工業規格「個人情報保護マネジメントシステム要求事項（JIS Q 15001：2017）」に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを施行し、定期的に個人情報保護のための監査を実施しています。

平成17年12月24日（制定）
平成18年12月1日（一部改正）
平成21年12月1日（一部改正）
平成29年1月1日（改正）
令和2年12月24日（一部改正）
令和4年3月1日（一部改正）
令和5年4月1日（一部改正）
令和5年6月1日（一部改正）
令和6年5月20日（一部改正）
令和6年10月1日（一部改正）

株式会社ゆうゆうギフト

代表取締役社長　小寺俊哉

「個人情報問合せ窓口」

株式会社ゆうゆうギフト　総務部

所在地：〒220-0023　横浜市西区平沼１－２－２４　横浜ＮＴビル４Ｆ

個人情報保護管理者：総務部長

「保有個人データに関する周知事項」

1. 個人情報の取扱事業者の名称及び住所並びに法人にあってはその代表者の氏名

　事業者名：株式会社ゆらゆらギフト

　代表取締役：小寺俊雄

　住所：横浜市西区平沼１－２－２４　横浜ＮＴビル４Ｆ

2. 個人情報保護管理者（若しくはその代理人）の氏名又は職名、所属及び連絡先

　個人情報保護管理者：総務部長

　電子メール： t.arii@uugift.com

　電話番号： 045-312-1857(総務部)

3. 全ての保有個人データの利用目的

　当社が事業活動において取得する個人情報の利用目的は、次のとおり。

① 本人から直接書面によって取得する場合

個人情報の種別	利用目的
取引先の担当者情報	業務管理、各種連絡、請求、支払い管理のため
従業者情報	従業者管理に係る業務に利用するため（業務・労務・人事管理業務、給与関連業務、福利厚生業務など）
採用応募者情報	採用に係る業務に利用するため（採用に関する情報提供、採用可否判断、採用業務に関する連絡など）
退職者情報	退職者との連絡、退職者からのお問合せへの対応に利用するため
会員情報	ギフト小包販売事業の遂行のため
お問合せ者情報	お問合せに回答するため
本人および代理人情報（開示等請求時）	開示等の求めに回答するため

その他、個別に書面で明示したとおりの利用目的とします。

② 上記①以外によって取得する場合

個人情報の種別	利用目的
受託業務により取得した個人情報	契約及びそれに伴う連絡、受託業務の遂行、アフターケアなどに利用するため
求人サイト等から取得した情報	採用応募者に対する採用の可否を判断・通知するため
電話の録音情報	通話記録の確認のため
監視カメラの映像による情報	防犯のため

なお、「受託業務により取得した個人情報」、「求人サイト等から取得した情報」は、開示等の対象個人情報ではありません。

4. 保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先

「個人情報の苦情の申し出先」

　株式会社ゆうゆうギフト　総務部：045-312-1857

　所在地：〒220-0023　横浜市西区平沼１－２－２４　横浜ＮＴビル４Ｆ

　個人情報保護管理者：総務部長

「所属する認定個人情報保護団体の名称および苦情解決の申し出先」

【認定個人情報保護団体の名称】

　【苦情解決の連絡先】

　個人情報保護苦情相談室

　住所：〒106-0032東京都港区六本木1-9-9六本木ファーストビル12階

　電話番号：03-5860-7565　フリーダイヤル：0120-700-779

5. 開示等の請求等に応じる手続き

お客様は、当社に対して、当社が保有個人データの利用目的の通知の求め、開示請求、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止及び第三者への提供記録(以下「開示請求等」といいます)をご希望される場合は、本人又はその正当な代理人であることを確認した上で、合理的な期間、法令等に定められた範囲内で対応します。開示請求等があった場合であっても、開示請求等に応じられないことがあります。

(1)開示請求等のご請求の通知方法

開示請求等のご請求をされる場合は、当社所定の保有個人データ等請求書(＊１)に必要事項を記入し、本人(ご自身)又は正当な代理人(以下「本人等」といいます)であることを確認するために必要な書類(*２)及び手数料(＊３)を同封の上、次の宛先まで、書留、簡易書留、配達記録郵便など、引受け及び配達の記録が残る方法によりお申し込みください。この方法によらない開示請求等のご請求(当社に直接お越しいただいた場合も含みます)には応じられませんので、ご了承ください。また、保有個人データ等請求書の記載に不備があった場合並びに本人等であることを確認できない場合は、その旨をご連絡申し上げ、再請求をご案内しますが、ご連絡後３０日を経過しても再請求がない場合は、開示請求等のご請求がなかったものとして対応し、手数料の返却もいたしません。

(＊１)当社所定の保有個人データ等請求書

当社所定の開示等請求書は、次の方法によりお届けいたします。なお、郵送によるお届けをご希望される場合は、返信用の封筒をご準備いただき、請求をご希望される方の氏名・住所を記載のうえ、返信用切手（１１０円）を貼付し、次のあて先まで郵送によりご請求ください。

郵送先：　〒　220-0023

横浜市西区平沼1－2－24　横浜ＮＴビル4階

株式会社　ゆうゆうギフト

総務部長宛

(＊２)本人等であることを確認するために必要な書類

運転免許証、住民票、外国人登録原票、旅券、その他法律又はこれに基づく命令の規定により交付され、本人等であることが確認できる書面の写しが必要となります。代理人によるご請求の場合には、以下の書面の提出が必要となります。

未成年者の法定代理人の場合は、未成年者及び法定代理人の戸籍謄本又は戸籍抄本
成年後見人の法定代理人の場合は、家事審判規則第１２条第２項に定める過程裁判所の証明書及び後見登記等に関する法律第１０条に定める登記事項証明書
本人が委託した代理人の場合は、本人の印章が押印された委任状及び同印章の印鑑証明書

(＊３)手数料

開示請求等のうち、利用目的の通知の求め、開示請求に係る手数料は、１件につき６００円(郵送料相当分)の手数料をお支払いただきますので、郵便為替(普通為替証書又は定額小為替)で支払ってください。 (内容の訂正、追加又は削除、利用停止、第三者提供の停止請求の場合は無料とします。)開示請求等する保有個人データの件数は、データベース、ファイルごとに１件と数えます。

なお、支払われた開示請求等に係る手数料は、開示等請求書を受理する前又は過払いである場合に限り、請求者のお申し出により返却いたします。(開示等の取下げがあった場合においても、手数料は返却しません。) また、手数料が不足していた場合及び手数料が同封等されていなかった場合は、その旨を連絡申し上げますが、不足している手数料のお支払が確認できるまでは開示決定は行いません。

(2) 開示請求等のご請求の結果の通知方法

ご請求いただいた方(保有個人データ等請求書に記載された請求者の氏名及び住所)あてに、本人限定郵便（紙媒体またはCD-R)により通知します。また、開示請求等を行わない場合(＊４)に該当する場合は、その理由を付記してご通知します。なお、通知までに日数を要することがありますので、ご了承ください。

(＊４)開示等を行わない場合

次のいずれかに該当する場合は、開示等を行いません。また、その場合の手数料は返却しません

「利用目的の通知」

利用目的が明らかな場合
本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
会社の権利又は正当な利益を害する恐れがある場合
国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき
請求に係る保有個人データがない場合

「開示」

本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
会社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
他の法令に違反することになる場合及び他の法令に特別な手続きが定められている場合
請求に係る保有個人データがない場合

「訂正、追加、削除」

保有個人データの内容が事実であった場合
他の法令に特別な手続が定められている場合
他の法令に違反することになる場合及び他の法令に特別な手続きが定められている場合
利用目的から見て訂正等が必要でない場合

「利用の停止又は消去」

あらかじめ特定した利用目的(取得の状況からみて利用目的があきらかな場合を含む)の達成に必要な範囲内で取り扱っている場合
適切な方法で取得している場合
多額の費用を要する等、利用の停止又は消去を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとる場合

「第三者提供の停止」及び「第三者提供記録の開示」

あらかじめ本人の同意を得て提供している場合
法令に基づく場合
人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき
多額の費用を要する等、第三者提供の停止及び第三者提供記録の開示を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとる場合

(3) 開示請求書等のご請求により取得した個人情報の利用目的

開示等のご請求により取得した個人情報は、開示請求等の手続きに必要な範囲内でのみ利用いたします。また、ご提出いただきました書類は適正に廃棄いたします

6. 個人情報の安全管理のために講じた措置について
当社では、個人情報を厳正に取り扱うため、JIS Q 15001に準拠した個人情報保護方針を基に、個人情報保護管理規定を策定し、個人情報保護マネジメントシステムを運用しております。
個人情報の適正な取り扱いの確保のため、組織的・人的・物理的・技術的の４つの観点から安全管理措置を講じております。
具体的な安全管理措置については、上記【問合せ窓口】よりお問い合せください。

7. 外国における個人情報のお取扱いについて

1. 保有個人データを取り扱う外国の名称

(1) 注文データのデータベースの運用等に際してのデータ参照
当社がカタログ販売に際して取得する個人情報（申込書記載事項（氏名・住所等））を扱うデータベースの保守又は自社Webの構築・運用の作業を、国内委託先を通じて、個人情報保護委員会規則で定める基準に適合する体制を整備している外国企業に委託する場合があります。
委託先外国企業所在国：ベトナム社会主義共和国（以下「ベトナム」といいます。）
また、上述作業に当たり、ベトナムそれぞれのサーバにおいて個人情報を一時的に保存する場合があります。

当該外国委託先では、個人データの取扱いについて当社が講ずべきこととされている措置に相当する措置（以下「相当措置」といいます。）を継続的に実施しています。
相当措置の継続的な実施を確保するために講じている措置は、項番2(1)のとおりです。

2. 外国企業への個人データの提供

(1) 注文データのデータベースの運用等に際してのデータ参照
カタログ販売に際して個人情報（申込書記載事項（氏名・住所等））を扱うデータベースの保守又は自社Webの構築・運用の作業を、国内委託先を通じて、ベトナムに所在する企業に委託しています。
なお、外国委託先に個人データの取扱いに関する作業を委託するに当たって講じている措置は、以下のとおりです。

① 外国委託先が実施している措置等
当社は、国内企業と委託契約を締結して個人データの取扱いに関する作業を外国委託先に委託するケースを想定しており、個人データの外国委託先への提供が確実となった場合は、外国委託先が実施している措置に関して、今後、書面による報告を定期的に受けることによりその措置状況を確認してまいります
また、国内委託先との契約において、次に掲げる項目等を定めます。

特定した利用目的の範囲内で個人データを取り扱うこと
必要かつ適切な安全管理措置を講ずること
従業者に対する必要かつ適切な監督を行うこと
当社の事前承諾なく、再委託を行うことの禁止
個人データの第三者提供の禁止
利用の必要がなくなった場合の消去
契約に定める義務と同等の義務を再委託先に負わせること

② 外国委託先による相当措置の実施に影響を及ぼすおそれのある外国の制度
個人情報保護委員会のWebサイトにおいて、ベトナムにおける個人情報保護に関する制度が公表されています。外国委託先による相当措置の実施に影響を及ぼすおそれのあるベトナムの制度については、資料内の「その他本人の権利利益に重大な影響を及ぼす可能性のある制度」をご確認ください

ベトナムにおける個人情報保護に関する制度（外部サイトにリンクします。）
(ベトナム）https://www.ppc.go.jp/files/pdf/vietnam_report.pdf

なお、当社は、外国委託先による相当措置の実施に影響を及ぼすおそれのある外国の制度に関して、毎年、国内委託先に照会することにより確認することを予定しております。

3. 個人データの提供の停止

外国委託先による相当措置の継続的な実施の確保が困難となった場合は、当該外国委託先への個人データの取扱いに関する作業委託を停止します。